Laskutusyhtiö Uuvan mukaan viitenumeron puuttuminen laskusta on valitettavan yleinen ongelma, joka aiheuttaa yrityksille vuosittain miljoonakulut. Virheellisesti maksetut laskut johtavat maksumuistutuksiin sekä jopa oikeustoimiin. Vaikka viitteettömien maksujen osuus on vain reilu prosentti kaikista laskuista, ne vastaavat yli kymmentä prosenttia laskujen käsittelykustannuksista ja kuormittavat turhaan oikeuslaitosta.

Uuvan toimitusjohtaja Sami Alapuron mukaan laskujen maksamisessa ehdottomasti yleisin virhe on viitenumeron puuttuminen.

– Tilanne on hälyttävä, Alapuro sanoo tiedotteessa.

– Suomessa lähetetään vuosittain yli 550 miljoonaa laskua, ja vaikka viitteettömien maksujen osuus on vain reilu prosentti, ne aiheuttavat yli kymmenen prosenttia kaikista laskujen käsittelyyn liittyvistä kustannuksista. Tämä on täysin turhaa resurssien tuhlausta.

Vaikka kuluttaja ajattelisi hoitaneensa laskun, maksettu summa ei ilman viitenumeroa näy laskutusjärjestelmässä kyseisen laskun kohdalla. Alapuro muistuttaa, että maksun summa, maksajan nimi ja viestissä annetut tiedot eivät riitä kohdistamaan maksua oikeaan laskuun.

– Jos maksu tehdään ilman viitettä, se ei kohdistu järjestelmässä oikein, vaikka summa olisi oikea, vaan näyttää siltä, että lasku on edelleen maksamatta. Monilla yrityksillä voi olla useita samannumeroisia laskuja eri asiakkaille yhtä aikaa maksuvalvonnassa, joten ilman viitettä maksun kohdistaminen on käytännössä mahdotonta. Pelkkä laskun numero ei riitä maksun yksilöintiin, Alapuro kertoo.

Viivästykset virheellisesti maksettujen laskun käsittelyssä aiheuttavat ongelmia sekä laskuttajalle että laskun maksajalle. Tilanne johtaa maksumuistutuksiin ja lisäkuluihin.

Viitteettömien ja muuten virheellisten maksujen käsittely aiheuttaa Suomessa vuosittain merkittäviä kuluja. Pankki veloittaa laskuttajalta viitteettömän suorituksen tilille saapumisesta enemmän kuin viitteellisestä. Lisäksi viitteettömän suorituksen kohdistamisessa tarvitaan aina manuaalista työtä, jotta maksajan oikeuksien toteutuminen voidaan varmistaa.

Alapuro muistuttaa, että maksaja on korvausvastuussa, jos hän maksaa laskun tahallisesti ilman viitettä ja sen myötä aiheuttaa vahinkoa.

– Kyse ei ole vain maksumuistutuksista tai perintäkuluista, vaan maksaja on velvollinen korvaamaan maksun vastaanottajalle aiheutuneet ylimääräiset käsittelykulut. Vaikka maksu katsottaisiinkin vastaanotetuksi ilman viitettä, joudutaan maksun kohdistamisessa tekemään ylimääräistä manuaalista työtä maksajan oikeuksien turvaamiseksi. Tämä aiheuttaa lisäkuluja. Jättämällä viitteen pois maksaja ei siis välty maksuvelvollisuudeltaan, vaan päinvastoin saattaa joutua vastaamaan lisäkuluista.

Jos laskun virheellisesti maksanut henkilö tai yritys ei reagoi maksumuistutuksiin tai mahdollisiin perintäkirjeisiin, seuraukset voivat olla vakavia. Yrityksen kohdalla maksamaton lasku voi johtaa esimerkiksi polttoainekortin sulkemiseen tai protestilistalle joutumiseen, kuluttajalla taas viime kädessä jopa ulosottoon.

Virheellisesti maksettuja laskuja koskevat riidat kuormittavat ruuhkautunutta oikeuslaitosta. Moni vakavampi oikeustapaus joutuu odottamaan käsittelyä, kun oikeusistuimissa käsitellään laskuihin liittyviä tapauksia.

– Viitteettömistä maksuista johtuvat perintätapaukset vievät tuomioistuinten resursseja, jotka voitaisiin käyttää huomattavasti tarkoituksenmukaisemmin. Tämä viivästyttää muiden asioiden käsittelyä ja lisää järjestelmän kuormitusta entisestään, Alapuro toteaa.

Viitteettömien maksujen lisäksi Suomessa on jo vuosia esiintynyt häkellyttävä ilmiö: moni kuluttaja kirjoittaa laskun viestikenttään asiattomia, loukkaavia tai hyödyttömiä kommentteja.

– Maksajan viestikenttään jättämä tarpeeton viesti ei edistä maksun kohdistamista, vaan aiheuttaa laskun käsittelyssä viivästyksiä ja kustannuksia. On ällistyttävää, että ihmiset tuhlaavat aikaa kommenttien kirjoittamiseen sen sijaan, että käyttäisivät viitettä oikein, Alapuro sanoo.

Uuva suosittelee laskun maksajille huolellisuutta ja viitenumeron käyttämistä aina, kun sellainen laskun maksutiedoissa on ilmoitettu.

– Tämä on pieni asia, jolla on iso vaikutus. Sen avulla on mahdollista välttää huomattava osa ikävistä seurauksista, mitä maksun käsittelyn häiriöt voivat aiheuttaa, Alapuro painottaa.

– Laskuttajan on hyvä tiedostaa, että maksujen käsittely ja siihen liittyvä asiakaspalvelu on mahdollista jättää ammattilaisten hoidettavaksi. Ulkopuolinen apu laskutuksessa voi olla tehokas tapa vähentää viitteettömistä maksuista aiheutuvia kustannuksia ja varmistaa maksujen asianmukainen käsittely.

Aamuset-kaupunkimedia (AKM)