Taloyhtiön avaimia on asukkaiden lisäksi tyypillisesti huolto- ja siivousyrityksillä sekä erilaisia asennus- ja korjaustöitä tekevillä urakoitsijoilla. Vuosien kuluessa palveluntarjoajat vaihtuvat, avaimia palautetaan ja uusia luovutetaan. Ilman järjestelmällistä hallintaa tieto avainten määrästä, haltijoista ja käyttöoikeuksista voi vähitellen kadota.

Ammattimaisessa avainhallinnassa avaimen kulkua seurataan koko sen elinkaaren ajan. Tiedossa ovat avaimen luovutus, haltija, käyttöoikeudet ja palautuminen. Erityisen tärkeää tämä on yleisavainten ja muiden laajoja käyttöoikeuksia sisältävien avainten kohdalla.

Myös yleisavainten turvalliseen säilytykseen on kiinnitettävä huomiota. Jos esimerkiksi taloyhtiön lämmönjakohuoneessa sijaitsevassa avainsäilössä säilytetään asuntojen yleisavainta, on varmistettava, että säilytys on asianmukaisesti suojattu ja valvottu. Finanssialan avainturvallisuusohjeessa edellytetään tällaiselta sisäavainsäilöratkaisulta muun muassa murtohälytysvalvontaa ja avainsäilön tilatiedon välittämistä jatkuvasti valvottuun paikkaan.

Kadonneisiin tai palautumatta jääneisiin avaimiin on oltava selkeä toimintamalli. Avaimen katoaminen ei automaattisesti tarkoita koko lukituksen uusimista, mutta turvallisuusriski on aina arvioitava. Olennaista on esimerkiksi se, mihin avaimella pääsee, voidaanko se yhdistää tiettyyn kiinteistöön ja kuinka laajat käyttöoikeudet siihen liittyvät.

Taloyhtiön ei tarvitse välttämättä ylläpitää avainhallintaa itse. Se voidaan ulkoistaa luotettavalle turvaurakointiliikkeelle, joka huolehtii sovitusti avainten säilytyksestä, luovutuksista, palautuksista ja dokumentoinnista.

Ammattimaisen avainhallinnan etuna on, että avainten tilannekuva pysyy ajan tasalla eikä tieto ole yksittäisten henkilöiden tai hajanaisten kirjausten varassa.

Palvelun sisältö ja vastuut on määriteltävä selkeästi. Taloyhtiön tulee tietää, kuka saa tilata ja luovuttaa avaimia, kenelle niitä voidaan antaa ja miten poikkeustilanteissa toimitaan.

Erityistä huomiota avainhallintaan kannattaa kiinnittää kiinteistöissä, joissa sama lukitusjärjestelmä on ollut käytössä pitkään. Jos avainten historiasta ei ole kattavaa tietoa, ei välttämättä enää tiedetä, kuinka paljon avaimia on liikkeellä tai keiden hallussa niitä on.

Uudemmissa sähköisissä ja mekatronisissa järjestelmissä käyttöoikeuksia voidaan järjestelmästä riippuen hallita ja kadonneita tunnisteita poistaa käytöstä. Teknologia ei kuitenkaan poista järjestelmällisen avainhallinnan tarvetta.

Taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän kannattaa varmistaa säännöllisesti, että avainhallinnan käytännöt ovat kunnossa. Taloyhtiössä kannattaa kysyä kolme asiaa: Tiedämmekö, kuinka monta avainta on käytössä, keiden hallussa ne ovat ja missä yleisavaimia säilytetään? Jos näihin kysymyksiin ei saada luotettavia vastauksia, avainhallinnan nykytila on syytä selvittää.

Aamuset-kaupunkimedia (AKM)