Asunto-osakeyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Siirron jälkeen osakkeenomistajat voivat hakea omistuksen sähköistä rekisteröintiä sekä mitätöidä paperisen osakekirjan. Siirto on ollut mahdollista kuluvan vuoden alusta. Suomen 90 000 asunto-osakeyhtiöstä vasta parisen tuhatta on tähän mennessä siirtynyt huoneistotietojärjestelmän piiriin.

– Huoneistotietojärjestelmä parantaa asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta, sanoo Maanmittauslaitoksen johtava asiantuntija Markus Tast.

Huoneistotietojärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2019. Sen jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt ovat automaattisesti sen piirissä.

Siirron voi tehdä isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Jos he eivät ehdi sitä tehdä, he voivat valtuuttaa esimerkiksi jonkun taloyhtiön osakkaan tekemään sen. Ennen siirtoa täytyy tarkistaa, että nykyisen isännöitsijän ja hallituksen puheenjohtajan yhteystiedot löytyvät myös kaupparekisteristä.

Osakeluettelo siirretään sähköisellä siirtopalvelulla. Palvelusta löytyvät taloyhtiön perustiedot, yhtiön alueet ja rakennukset, sekä osakeryhmät omistajatietoineen. Sen kautta saa myös ajantasaisen yhtiöjärjestyksen kaupparekisteristä ja yhtiön tiedot tiedostomuodossa isännöintijärjestelmästä.

Ennen siirtoa taloyhtiön hallituksen täytyy hyväksyä se.

– Palveluun ilmoitetaan päivämäärä, jolloin hallitus on kokouksessaan päätöksen siirrosta tehnyt, Tast neuvoo.

Tämän jälkeen tietoja ei voi enää muokata. Kun siirto on tehty, isännöitsijäntodistukseen täytyy merkitä, että taloyhtiö kuuluu huoneistotietojärjestelmään.

Taloyhtiön on tiedotettava osakkaitaan siirrosta. Osakkeenomistaja voi hakea paperisen osakekirjan mitätöimistä heti kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään.

– Mitään kiirettä sen tekemiselle ei ole: sille on varattu aikaa kymmenen vuotta, kertoo Maanmittauslaitoksen vs. kirjaamispäällikkö Saija Korhonen.

Kun osake ensimmäisen kerran osakeluettelon siirron jälkeen vaihtaa omistajaa, uudella omistajalla on velvollisuus hakea omistuksen rekisteröintiä. Taloyhtiön on säilytettävä tieto osakekirjan antamispäivästä siihen saakka, kunnes paperinen osakekirja on mitätöity.

Siirron jälkeen taloyhtiöllä ei ole enää velvollisuutta selvittää osakkeiden omistajanvaihdoksia.

– Maanmittauslaitos tiedottaa taloyhtiötä aina, kun uuden osakkeenomistajan tiedot rekisteröidään huoneistotietojärjestelmään, Korhonen selventää.

Taloyhtiön on kuitenkin säilytettävä aiempaa osakkeenomistajaa koskevat osakeluettelotiedot kymmenen vuotta omistajanvaihdoksen jälkeen.

Siirron jälkeen taloyhtiön ei tarvitse enää ylläpitää osakkaiden yhteystietoja, vaan se saa ne tarvittaessa Maanmittauslaitokselta esimerkiksi yhtiökokouksen järjestämistä varten. Osakkaan osallistumisoikeus tarkistetaankin jatkossa huoneistotietojärjestelmästä.

Huoneistotietojärjestelmän tiedot ovat julkisia, mutta se ei tarkoita, että niitä voisi kuka tahansa nähdä.

– Yksittäinen henkilö voi nähdä osakeluettelosta ainoastaan omistajan nimen, vakuuttaa Korhonen.

Elli Kummala