Jos omistat osakehuoneiston taloyhtiössä, kannattaa omat yhteystiedot pikaisesti päivittää Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään. Erityisen tärkeää yhteystietojen päivittäminen on silloin, jos toivoo saavansa taloyhtiöltä tulevat postit, kuten yhtiökokouskutsun, sähköpostitse.

Huoneistojen omistajien postiosoitteet päivittyvät huoneistotietojärjestelmään pääsääntöisesti suoraan väestötietojärjestelmästä, mutta muuttunut sähköpostiosoite pitää ilmoittaa huoneistotietojärjestelmään itse.  Yhteystietojen päivittäminen onnistuu kätevästi Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta löytyvässä asiointipalvelussa.

– Kirjautumalla asiointipalveluun näet kaikki omistamasi kiinteistöt ja osakehuoneistot. Avaamalla osakehuoneistoa koskevat tiedot ja valitsemalla yhteystiedot taloyhtiölle -kohdan, pääset tarkistamaan yhteystiedot, joita taloyhtiö käyttää viestiessään sinulle. Samassa kohdassa pystyt tarvittaessa helposti myös muuttamaan tai täydentämään yhteystietojasi, neuvoo Kiinteistöliiton johtava lakiasiantuntija Virpi Hienonen tiedotteessa.

Kun yhtiökokous on taloyhtiössä pidetty ja uusi hallitus valittu, on tärkeää huolehtia hallituksen päivitetyt yhteystiedot Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämään kaupparekisteriin.

Kaupparekisterilain mukaan ilmoitusvelvollisen eli esimerkiksi asunto-osakeyhtiön on ilmoitettava hallituksen, isännöitsijän, edustamiseen oikeutettujen ja tilintarkastajien muutokset viipymättä. Viime vuodesta alkaen Patentti- ja rekisterihallitus PRH voi määrätä 300 euron suuruisen laiminlyöntimaksun niille, jotka kehotuksesta huolimatta jättävät kaupparekisteritiedoissa olevat puutteet tai virheet korjaamatta.

– On ensiarvoisen tärkeää, että isännöitsijän tai hallituksen vaihtuessa yhtiön yhteystiedot päivitetään viivytyksettä kaupparekisteriin. Muutoin otetaan riski siitä, etteivät kaikkein tärkeimmätkään viestit tavoita yhtiötä, Hienonen toteaa.

Jos taloyhtiö kuuluu Kiinteistöliittoon, hallituksen jäsenten yhteystiedot ja tapahtuneet henkilömuutokset kannattaa ilmoittaa myös omaan alueelliseen jäsenyhdistykseen. Tämä on tärkeää sen vuoksi, että jäsenyyteen kuuluvat palvelut olisivat sujuvasti hallituksen jäsenten käytettävissä.

Aamuset-kaupunkimedia (AKM)