Huoneistotietojärjestelmän jatkokehityshanke edistyy: taloyhtiöiden hallinnollisten tietojen siirtäminen huoneistotietojärjestelmään alkaa jo tämän vuoden kesäkuussa. Hallinnollisia tietoja ovat taloyhtiöiden kunnossapito- ja muutostyötiedot, kunnossapitotarveselvitykset, osakkaiden muutostyötiedot sekä taloyhtiölaina- ja vastiketiedot.

Uudistuksen tavoitteena on tuottaa taloyhtiötiedosta rakenteista tietoa, jota voidaan liikutella tietojärjestelmien välillä ilman erillistä manuaalista ylläpitovaihetta. Tavoite on tärkeä, mutta jotta siihen päästään, paljon on vielä tehtävää, joka työllistää myös isännöintiä.

Lakia säädettäessä ei ole otettu riittävällä tasolla huomioon tietovaraston perustamisesta ja tietojen ylläpidosta aiheutuvaa työtä. Suureksi kasvava manuaalinen työmäärä koskee lähes kaikkia isännöintiyrityksiä yrityksen koosta ja käytössä olevista järjestelmistä riippumatta.

– Kannatamme huoneistotietojärjestelmän jatkokehitystä ja uudistuksen tuomaa kehitystä taloyhtiötiedon rakenteistamiseen, mutta meillä Isännöintiliitossa on ollut huolen aiheena hankkeen tiukka aikataulu ja vaikutukset isännöinnin työmääriin, kertoo Isännöintiliiton kehityspäällikkö Ira Tenhunen tiedotteessa.

Erityisesti perustamisvaihe tulee vaatimaan isännöinniltä manuaalista työtä. Ennen tietojen ilmoittamista tiedot täytyy koota yhteen ja muuttaa huoneistotietojärjestelmän vaatimaan muotoon.

– Isännöintiyrityksissä on jo nyt haasteita resurssien riittävyydestä, joten on ison pohdinnan paikka, miten ja kuka tarvittavat tiedot kerää, kokoaa yhteen, rakenteistaa, validoi ja siirtää huoneistotietojärjestelmään, tarkentaa Tenhunen.

Lakisääteinen velvollisuus tietojen ilmoittamiseen on taloyhtiön, mutta käytännössä ammattimaisesti isännöidyissä taloyhtiöissä tiedonsiirron hoitaa isännöinti.

Huoneistotietojärjestelmään voi siirtää tietoa joko Maanmittauslaitoksen tarjoaman rajapinnan avulla suoraan järjestelmästä tai manuaalisesti käyttöliittymän kautta. Kaikki perinteiset isännöintijärjestelmät eivät kuitenkaan tule tukemaan tiedonsiirtoa, jolloin osalla isännöintiyrityksistä on tällä hetkellä käsillään iso päätös, missä järjestelmissä tietoa tullaan ylläpitämään ja millä aikataululla mahdollisia järjestelmävaihdoksia tehdään suhteessa huoneistotietojärjestelmän jatkokehityshankkeeseen.

– Tällä hetkellä näyttää siltä, että pienten taloyhtiöiden lisäksi myös osa isännöintiyrityksistä tulee käyttämään Maanmittauslaitoksen käyttöliittymää rajapinnan sijaan. Vaikka tietojen siirtäminen käyttöliittymän kautta vaatii enemmän manuaalista työtä, useat yritykset ovat kokeneet tämän paremmaksi vaihtoehdoksi kuin samaan hetkeen ajoittuvan ison järjestelmäuudistuksen tai puutteellisten järjestelmien kanssa toimimisen, kertoo Tenhunen.

Manuaalisen työn määrä uhkaa siis kasvaa osalla isännöintiyrityksiä vieläkin suuremmaksi kuin mitä ennakkoon on ajateltu.

– Taloyhtiöissä on hyvä ymmärtää isännöintiin ja taloyhtiön hallintoon kohdistuva paine. Jo huoneistotietojärjestelmän ensimmäisestä vaiheesta eli osakeluetteloiden siirrosta aiheutui uusia haasteita esimerkiksi yhtiökokouskaudelle ja nyt päälle puskee uusi tiedonantovelvoite. Kannustamme avoimeen keskusteluun isännöinnin ja taloyhtiön edustajien kesken, summaa Tenhunen.

Isännöinnin osalta tietojen ilmoittaminen on mahdollista 1. kesäkuuta alkaen ja tiedonantovelvoite on suoritettava ensimmäisen kerran 30.6.2026 mennessä.

Tietojen siirron jälkeen tiedot on ilmoitettava vähintään vuosittain, aina kuukauden kuluessa varsinaisesta yhtiökokouksesta. Ilmoitusvelvollisuus on myös silloin, kun isännöitsijäntodistuksen pyytämiseen oikeutettu taho pyytää tietojen päivittämistä.

Taloustiedot on päivitettävä aina vastikkeiden määrään vaikuttavan yhtiökokouspäätöksen jälkeen sekä osakeryhmän muutosten tai osakkaan lainaosuussuorituksen jälkeen.

Aamuset-kaupunkimedia (AKM)